Macのファイル整理術！保存場所とファイル名、決め事は3つだけ

あの資料、どこに保存したか分からない…

うわー同じファイルがあっちにもこっちにもいる〜

デスクトップがアイコンで埋まりまくり〜

ファイル整理、捗っていますか。いませんね。デスクトップ埋まっていますよね。この記事に辿り着いた時点できっとそうですね？でも大丈夫です。この記事を読めばきっとそんな悩みも解決します。

ファイルが散らかってしまう理由、それは「ファイルを保存するときの決め事がない」ことです。決め事がないと、人は必ずデスクトップに置きます。逆に言えば、決め事さえ作ってしまえば散らかりません。この記事では僕が試行錯誤の末にたどり着いた、2026年現在、実際に使っているルールを紹介します。

この記事でできるようになること

保存するときに「どこに置くか」で迷わなくなります
迷ったファイルの行き先を、決まった手順で判断できるようになります
1年後の自分でも見つけられるファイル名を付けられるようになります
フォルダを辿らず、検索で一発で開けるようになります

ルールは3つだけ！

先に結論です。ルールはこの3つで足ります。

自分のファイルの保存場所は「書類」フォルダ1か所に決める デスクトップは作業中のものだけ
「変わらない基準」で分類して、フォルダ名の頭に番号を振る
Spotlightで探しやすいファイル名をつける そのためにある程度の方針を決めておく

僕はメインの保存場所にDropboxを使っていますが、この記事では「書類」フォルダで説明します。分け方も探し方もまったく同じなので、別の同期フォルダを使っている人は読み替えてください。

ルール1 保存場所は「書類」フォルダ1か所に決める

Macのフォルダを家に例えると、ホームフォルダが家そのもの、デスクトップが机の上、ダウンロードが宅配ボックス、そして「書類」が収納棚です。自分で作ったファイルは収納棚にしまう。それだけの話です。

やってはいけないのが、ホームフォルダの直下に直接ファイルを置くこと。ここには目に見えない設定ファイル類（家でいえば分電盤やガスの元栓にあたる設備）が並んでいて、私物を置く場所ではありません。

だから「書類」フォルダに集約します。ここに全部入れると決めておけば、Macを買い替えるときもこのフォルダを移すだけで引っ越しが終わりますし、バックアップの対象もはっきりします。

ちなみに、書類フォルダはFinderがアクティブなときに ⌘ + shift + O で開くことができます。

そしてデスクトップに置いていいのは今さわっているファイルだけ。終わったら収納棚、つまり書類フォルダにしまう。こうしておくと、デスクトップを見ただけで「今やりかけの仕事」が一目で分かるようになります。

書類フォルダを使うなら、システム設定の「Apple アカウント > iCloud > iCloud Drive」で「デスクトップフォルダと書類フォルダ」をオンにしておくのがおすすめです。作業中の書類をiPhoneから開けるし、Macが壊れてもファイルは無事。

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例外コードファイルはクラウドフォルダに置かない

Gitリポジトリなどのプロジェクトフォルダは、DropboxやiCloud Driveに置くと.gitフォルダや数万単位のnode_modulesが同期を妨げてしまうので、Dropboxや書類フォルダをiCloud Driveに設定している場合は、特例としてホーム直下などに置くようにしましょう。

ここがポイント

作ったファイルは、書類フォルダ（またはDropboxなど）に一元化する
書類フォルダは⌘ + shift + O
デスクトップは今触っているファイルのみ
Gitリポジトリはクラウドフォルダに乗せない

ルール2 「変わらない基準」で分類。フォルダ名の頭に番号を振る

保存場所が決まったら、中のトップ階層のフォルダをどう分けるか。ここが一番迷いますね。そしていちばん重要な部分でもあります。

形式別、カテゴリ別、プロジェクト別、状態別。基準はいくらでもありますが、全部を1つの基準でまかなおうとすると必ず破綻します。

見きわめ方はひとつだけ。時間が経っても変わらない基準を選ぶことです。「これはPDFだから」「これは2024年のものだから」「これは新しい」は見方が変わりますが、変わらない基準を選べば、フォルダの意味が何年経ってもブレません。

トップ階層でやりがちな失敗例

ファイル形式別（PDF / Word フォルダ）→ 同じ案件の資料が形式ごとに散る
作成年別（2024 / 2025 フォルダ）→ 毎年フォルダが増え続ける。今も続いてる案件はどっちか迷う
そのときの気分（重要）→ 主観的で判断がブレる

参考までに、僕の書類フォルダの直下はこうなっています。

0_Inbox/       行き先が決まっていないもの
1_Products/    自分の制作物
2_Clients/     お客様からの依頼による制作物（「○○様」形式）
3_Business/    お金・契約まわりの書類
4_Assets/      いろんな案件で使い回す素材（フォント・テンプレート・写真）
5_Personal/    仕事じゃないもの（家族・趣味など）
8_Archive/     終わったもの（終わった年でフォルダ分け）
9_Setup/       Macやアプリの設定に必要なファイル

分類の中身は人それぞれでいいのですが、仕組みのほうに意味があります。

番号は並び順を固定するため。 番号がないと、フォルダを追加するたびに名前順で位置が入れ替わります。固定されていれば目が場所を覚えるので、探す前に手が動くようになります。

6と7はわざと空けてあります。 分類が増えたときに、末尾の 8_Archive 9_Setup をリネームせずに足せるから。倉庫は末尾に沈んでいるのが正しくて、そこが動くと覚えた位置が崩れます。逆に 0_Inbox を先頭にしているのは、毎日目に入れるためです。

最上位フォルダは最大10までにしましょう。大抵の場合10個以内に収まるはずです。仮に最上位フォルダが9以上になるようなら、それは分類の再考が必要かもしれません。また、Dropboxなどの場合は「アプリ」「ファイルリクエスト」などの予約フォルダがある場合がありますので、その場合はそのまま置いておきましょう。

なおフォルダの中の構造は決めていません。細かい規約は自分で守れなくなって破綻します。トップ階層さえ決まっていれば「どこを探すか」は解決するので、そこから先は自由でいいです。

迷ったときの救済措置を作っておく

ルールを作っても、保存する瞬間には毎回迷います。そんなときのための救済措置を作っておくことが、メンタルを護るためにもとても大事です。

僕は0_Inboxというフォルダを作っていて、迷ったものはとりあえずここに入れています。「必ず今すぐどこかに分類しろ」というルールは、必ず破綻します。逃げ道がないと、行き先を決められなかったファイルは結局デスクトップに溜まります。決められないことを許す枠があるほうが、ルールは結果的に生き残ります。

つまり 0_Inbox は分類のひとつではなく、判断を保留するための場所です。ただし、その逃げ場自体がカオスになったら本末転倒なので、空にする条件だけ決めています。「10件を超えたら振り分ける」です。だいたいですけど。「1か月経ったら」のような期限にしないのは、開いた瞬間に多いと分かる状態を保ちたいから。件数なら見れば判断できます。

デスクトップとの使い分けも同じ線引きで、デスクトップが今日さわっているもの（終われば消える）、0_Inbox は行き先が決まっていないもの（決まるまで残る）です。

ここがポイント

「変わらない基準」をベースに最上位フォルダを決める
最上位フォルダは番号_（アンダースコア）で並び順を固定 10個まで
迷ったときの救済措置フォルダを用意しておく

ルール3 Spotlightで検索しやすいファイル名をつける

さて、お次は下の階層のフォルダやファイル名のつけ方。ここは、最上位のフォルダとは違い、あまりガチガチにルールで縛る必要はありません。

分類をどれだけ美しく作り込んでも、探す速さには関係ありません。分類は「探すため」ではなく「置くときに迷わないため」にやっているわけですね。

とはいえ、ちょっとだけ意識してほしいことがあります。それはSpotlightで探しやすいように名前をつけること。

Spotlightとは、Macのファイルやアプリなどを素早く開くための純正ランチャーです。使い方は簡単。 command + space でSpotlightを開いて、ファイル名を打つ。以上です。

昔はAlfredやRaycastなどサードパーティのランチャーアプリが優秀で使っていましたが、macOS Tahoe以降のSpotlightは別物です。今では僕はRaycastもアンインスコしてSpotlightに戻しました（Macのキーボードショートカットまとめでも触れています）。

というわけでたった2つだけ、命名のルールを決めておきましょう。

ルール3-1 ハイフンで区切る

Spotlightの名前検索は、単語ごとの前方一致です。ハイフンなどで区切ることで検索しやすくなります。

○my-favorite-posts → favoriteでヒット
△myfavoriteposts → favoriteでヒットしない

スペースやアンダースコア、ドット、キャメルケース（myFavoritePosts）でも区切ることはできますが、ハイフンを推奨します。スペースは見えない、アンダースコアは最上位の数字接頭辞専用に固定する、ドットは拡張子と紛らわしい、そしてキャメルケースはプログラムでもなければ積極的に使う理由がありません。

シンプルにハイフンに統一するのが負担が少なくていいと思います。

ルール3-2 固有語を1つ入れる

ファイル名には、そこにしかない固有語を入れると検索しやすくなります。

○盛田製麺所様-プレゼン資料.pdf
△プレゼン資料.pdf

親フォルダ名と重複してもOK。Spotlight検索では階層無視でフラットに出てくるので、プレゼン資料.pdfだけでは「盛田製麺所様」と検索しても出てきません。（フォルダは引っかかりますが）

逆に、ファイル名に入っていれば、⌘ + R で親フォルダを開くことができます。

ルール 3-3 日付は末尾。 YYYY-MM-DDを崩さない

これはあくまで参考例ですが、パターンを固定することが大切。つまり2026-08-08と20260808を混在させないということです。

○盛田製麺所様-プレゼン資料-2026-08-08.pdf
△20260808-盛田製麺所様-プレゼン資料.pdf

末尾を推奨している理由は、日付を先頭につけると同種のファイルが名前順でバラけるため。

ここがポイント

ファイル名はハイフン区切り推奨
固有語を入れる
日付は末尾に。パターンを固定する

1年後の自分がわかる名前をつける

迷ったときは、1年後の自分がゼロからこのファイルを探すときに、「自分ならどんなことを考えてどんな検索ワードを入れるだろうか」と考えてみるのをおすすめします。きっと、1年後、数年後に、今の自分に感謝するときがきっと来ます。

こんなファイル名は避けよう

自分への戒めも込めて4つ置いておきます。

★マークがいっぱい — 際限なく増えて、目立たせたいものが目立たなくなります。教科書全体にマーカーを引いたアレです
NEW / OLD / 最新 — 新しいか古いかは時間で変わります。2026NEW を2032年に見るシーンを想像してみてください
完成版 / 修正1 / 最終 / final / v2 / コピー — 最終が最終じゃなくなるやつ。これらは前述の日付パターンですべて代替できます。
半角と全角が混ざっている — 無意識にやりがちで、検索しても出てこない原因になります

ちょっとした検索のコツ

特定のフォルダ内だけを検索したい

あるフォルダの中だけを検索したいときは、そのフォルダを開いて command + F。日本語のファイル名でも、ひらがなの「もりた」で「森田」「盛田」「モリタ」がまとめてヒットするので意外と賢いです。

Spotlightで出てきたファイルの親フォルダを開く

出てきたファイルを選択した状態で⌘ + R を押すことで、そのファイルを内包するフォルダを開くことができます。

Spotlight検索に出てこない場合は

検索しても出てこないファイルがあるなら、インデックス（検索用の索引）が壊れているかもしれません。Spotlightが検索できないときの再構築手順を試してみてください。

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写真とバックアップの話

写真だけは別枠です。数が多すぎてフォルダ管理に向かないので、僕は「写真」アプリに一元化してiCloud写真をオンにしています。iPhoneで撮った写真が自動でMacにも来るので、「取り込む」という作業がそもそも消えます。容量は50GBが月180円、200GBが540円、2TBが1,800円です（2026年8月時点。iCloud+公式ページ）。重複した写真はサイドバーの「ユーティリティ > 重複項目」で結合できます。

線引きはシンプルで、思い出は写真アプリ、素材はフォルダ。記事に使うスクリーンショットや仕事の素材は 4_Assets です。

そして最後に、きれいに整理したデータもストレージが壊れたら消えます。Time Machine用の外付けSSDを繋ぎっぱなしにしておきましょう。繋いだときだけ動く状態だと、肝心なときに1か月前のデータしかない、ということが起きます。iCloud Driveは「同期」であって「バックアップ」ではありません。 間違って消したファイルは同期先からも消えるので、役割が違います。