「本気で価値ある【Evernote】の使い方」を考え直したらノート数が10分の1になった。

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photo credit: masakiishitani P7121137.jpg via photopin (license)
3年以上前に投稿された記事です。

Evernoteの使い方をあらためて考えました。というのも、今まではとにかく「情報の一元化」をしたくて、とにかくなんでもかんでもEvernoteに入れてたのです。もちろん、一元化には非常に大きなメリットがある。Evernoteを見れば全てがわかる状態というのは、大変な安心感です。でも、ノート数が劇的に増えるにつれ、Evernoteそのものの動作が重くなったり、検索に手間がかかったりするようになり、「情報を素早く閲覧する」という旨みが損なわれてしまったのです。チーン。

そこで、Evernoteに保存するものについて、あらためて考えなおしました。「自分にとって」Evernoteがどうなることがベストなのか。それをあらためて考え、使い方について見直したので、共有したいと思います。

この記事を閲覧されてるみなさんにも、ご自分なりの便利をみつける、または見直すためのきっかけの1つになれば幸いです。※このTipsは、いわゆる「達人が語る・Evernoteの使い方指南」の類ではありません。またここで述べられる「必要」「不要」などは全て僕自身にとってのことです。みなさんそれぞれ異なると思いますので、目的なしに真似をしてもたぶん意味はありません。

自由度の高い【Evernote】

そのシンプルさ・自由度の高さから、非常に多彩な使い方ができるメモ・スクラップブックサービス【Evernote】。だからこそ、ここまでの人気を博しているとも言えるのでは。

しかし、自由度が高いということは、裏を返せば難易度が高いとも言えますね。こーゆーふうに使いなさいと言われた方が、考えなくて済む分簡単。まぁ、だからこそほんとうにたくさんの使い方が発明されてるわけですが。そう、達人たちのそれは、まさに発明。

Evernoteを使いこなしたい?使いこなすってなんぞ?

「Evernoteをかっちょよく使いこなしたい!」iPhoneを手に入れて、本格的にEvernoteを使い始めた頃の僕はまさにそうでしたよ。Evernoteなオレかっけーと思っていた節もありますね。うん。あわや今も思っている。

使い始めてしばらく経ち、いつからかEvernoteを「使いこなす」ということに対してきっとこう思いはじめてたのかも知れない。

  • 全てを一元化して、ノートをたくさん作ることが使いこなしているということだ
  • 達人のやり方を真似することが使いこなしているということだ
  • 「◯◯Ever」的な連携アプリをたくさんインストールして、それらを使うことが使いこなしているということだ

いやまぁ、この3つをパッと見て、「そのとおり!」と思う人はそういないでしょう。でも、使ってるうちに、目的を忘れ、徐々にこんな感覚が芽生えていたのかも知れません。もう当時の僕じゃないんでわかりませんが。使うことが目的、みたいな。

そんなこんなで、「なぜEvernoteを使うのか」という原点に立ち戻ったところ、あらためて使い方が見えてきたわけです。

Evernoteを使い始めた「目的」を思い出す

というわけでもう一度、「何のためのEvernoteなのか」に回帰してみた。Evernoteを使う目的について、今一度思い出して、列挙してみたい。

  • 必要な情報を確実に取り出す
  • 必要な情報を素早く取り出す

列挙しようと思ったけどよく考えたらこれだけでした。

それを使って「目的を達成すること」

つまり、僕にとっては「必要な情報を必要な時に素早く取り出す」、これがなされることが「自分なりに使いこなす」ということだということです。
もちろん、それが達成できればEvernoteではなくてもいいわけです。そのための手段の1つとして【Evernote】がある。というわけですね。

今まではこんな風に使ってた

今までは、とにかくEvernote。二言めにはEvernote。ノートブックをたくさん作って、細かく分類して、ありとあらゆるものを保存してました。むしろ人にそれを推奨してたきらいもあり。

一元化により、どんな情報もEvernoteを見れば見つかる。それを目指していたわけです。もちろん、決して間違いではなく、むしろ正当派な使い方と思います。

具体的にどんなもん保存してたかとゆーのは、続きを読んでいただければ分かるかと思われます。

生じ始めた問題

しかしノートが数千単位になってくると、いろいろと問題が生じ始めたわけです。例えば

  • 動作が重くなる
  • ノートの整理に作業コストが生じはじめる
  • 整理が煩雑になりがちになり、目的のノートを見つけるのに時間がかかりはじめる

こうなってくるともう、Evernote開くのも億劫になっちゃいました。はい。「情報をすぐさま取り出す」ことができなければ意味なし攻撃だと思い始めたわけです。

本来の目的は、「欲しい情報をすぐさま取り出したい」ということ。一元化と言っていたのは、本来それが目的だったはず。つまり、どこにメモったか分からなくて探したりする時間を省くための一元化だったはず。

Evernoteに保存するかどうかの判断基準

自分にとって、目的を達成するためにいったいどんなものを保存しとくべきなのか。これの再確認。

  • 後で必ず見返すもの
  • スクリーンショットのスクラップや、文字と画像をごっちゃにスクラップするようなもの
  • 文字の入った画像
  • 確実に長期保存したいテキスト

基本は、「情報」であること。以前は画像そのものの保存やなんかのアプリのバックアップファイルなんかも保存してたんですが、あくまで後で取り出したい「情報」というところに絞ります。
つまり、綺麗な写真を保存しとこうとか、バックアップファイルを保存しとこうとかというのは、Evernoteではやらない、ということ。この辺は後述します。
本来、Evernoteはやはり「情報」を保存するのに長けたサービスであります。

Evernoteに保存するものがこうなった

上記から、結果的にこんな感じになりました。今後も変わっていくでしょうけども。

  • ブログのネタ
  • プリンタのカートリッジの型番など
  • IT機器などの開封時状態の保存
  • アカウント情報
  • 説明書・カタログ
  • 名刺
  • 打ち合わせのメモ
  • デザイン等の参考スクリーンショット
  • AtokPadのノート

ブログのネタ

見出しそのまんまです。思いついた時にメモして終わり。スクショでメモする場合もあるので、Evernoteが便利。

プリンタのカートリッジの型番など

これが地味に便利。買いに行ったはいいけど型番ど忘れ、とかもう目も当てられない。いつでもモバイルできるように型番を写真撮ってEvernoteに貼っておく。

IT機器などの開封時状態の保存

例えば部屋を模様替えする際に、機器の線を外しまくってから「このアダプタどれのアダプタだっけ?」ってよくなったもんです。それ防止。あとは、売る時に備品が揃ってるかのチェックなどにも役立ちますね。

上のプリンタの型番もそうですが、この辺はどちらかと言うと場所を決めとくことで確実に素早く取り出したい」という意味合いが大きいです。

アカウント情報

Evernoteはメール送信でノートを登録することができるので、これを利用して、サービスのアカウント情報なんかのメールはEvernoteにメール転送。もしくはスクリーンショットを撮ってEvernoteに貼り付け。

画像とテキストを一緒くたに保存できる点で、Evernoteで一元管理決定。言うまでもないですが、大事な情報の取り扱いにはくれぐれもお気をつけを。Evernoteにはパスワード機能なんかもついてます。

説明書・カタログ

これも見出しのまんまですが、説明書は基本箱に入れっぱなしにしたいので、必要そうな説明書はPDF化してEvernoteへ。

また、なんか買いたい時なんかに、カタログを保存しといて店員に見せるのもよくやります。

名刺

OCRやタグ管理等による検索が便利なのでEvernote管理決定。

デザインの参考スクリーンショットや画像

これは個人的な仕事のアレですが、素敵なWebサイトのデザインを見つけたらスクリーンショットして保存。あくまでデザインサンプリングが目的なので、Webクリップはしません。

打ち合わせのメモ

これもやはり、画像とテキストを一緒くたにしておける点で、Evernote一択。今日びWordやExcelってことはあるまい。

雑多なメモを【AtokPad】で同期

雑多なメモは基本【AtokPad】に書いたりもしてます。APのEvernote同期機能で自動的にEvernoteにも同期させてます。これが必要かどうかは謎。思案中。

Evernote保存を廃止したものたちのゆくえ

今回Evernote保存を廃止したものたちはいったいどうしてるのか。その辺のお話です。

例えばこんなものたち。

  • 成果物・バックアップデータ
  • Webクリップ
  • タスク・ToDo・買い物リスト
  • スケジュール
  • ライフログ的なもの(SNS等への投稿を自動保存させるなど)
  • ソーシャルメディアやRSSのお気に入り
  • ブックマーク
  • プログラムやHTML等のコードの破片
  • ちょっとしたメモ

成果物・バックアップデータ

クラウドストレージで。【Dropbox】【Box】【SugarSync】等。「情報」はEvernote。「ファイル」そのものに意味のあるものはストレージと棲み分けをはっきりさせる。
ただ、Dropboxを介して同期するテキストエディタのデータなんかはこの限りじゃーありませぬ。

Dropbox
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Box for iPhone and iPad
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SugarSync
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Webクリップ

基本的に廃止。本当に必要があれば、まぁEvernoteに保存することになるでしょうか。

タスク・ToDo・買い物リスト

かつては、【Egretlist】などのEvernote連携タスク管理アプリを使ってたんです。むしろこのブログでも紹介してました。

大変素晴らしいアプリで、お気に入りでしたがしかし、僕の新しい使い方的には、これをEvernoteでやる必要性はなかった。

チェック済みのリストのノートは、基本的にもう使い道はありませんし、それを記録として残しておきたいとも思いません。終わったものはもう必要のないノートになる。そして消すなら消すコストがかかってくる。これはいくない。

っつーわけで、Apple標準アプリ【リマインダー】に一元化。リマインダーに関してはそのうち記事書くよ。

スケジュール

かつて、【SnapCal】というアプリを使って、スケジュール登録をしてましたよ。これは、日付等のあるEvernoteのノートから、Googleカレンダー等にスケジュールを簡単に登録できる優れもの。要は、スケジュール等のメールが来たらそれをEvernoteに転送してうんぬんとやっていた。でもやめました。理由はToDoと同じようなもの。

「SnapCal」のリンクが見つかりませんでした: (WP Applink Shortcode)

スケジュールはiPhoneでは【Refills】使って、登録も閲覧も全部これで。ちなみにiPadでは標準カレンダー、MacではiCalです。結局これが最高だった。

Refills カレンダー・スケジュール帳・システム手帳
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ライフログ的なもの

まぁ、正直廃止で問題ないんです。iPhone買ってみんなが口を揃えてライフログと連呼してるからやってみたんだ。
例えば、TwitterのツイートやTumblr、Facebook、Posterous、Foursquare、Flickr等のログ。その他諸々。
でも、面倒すぎるしその手間に見合うリターンは僕にはなかった。ましてやこれらがEvernoteを牛耳る意味は皆無。

でも、たまにみたらちょっと楽しいかも。面倒なのは嫌だけど。というわけで、【Momento】ひとつで。実際本当にたまにしか見ない。そしてなくても困らない。

「Momento (Diary/Journal)」のリンクが見つかりませんでした: (WP Applink Shortcode)

ソーシャルメディアやRSSのお気に入り

各種Fav、スター付きなどを【Blogtrottr】や【ifttt】なんかを使ってEvernoteにひたすらぶち込んでた。でも、この1年、Evernote内で読み返すことは一度もはなかったっす。

というわけで廃止。Favやスター付きに関しては【Flipboard】や【Favs】で閲覧。これらも、数ヶ月程度残ってればそれでok。古い情報をいつまでも保存しとく必要はなさそうです。

Flipboard: あなたのソーシャルマガジン
ニュース, ソーシャルネットワーキング無料iOSユニバーサル
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「Favs」のリンクが見つかりませんでした: (WP Applink Shortcode)


「Favs」のリンクが見つかりませんでした: (WP Applink Shortcode)

ブックマーク

ブックマークには【Delicious】を使ってます。で、Deliciousに登録したものは【Ifttt】を使って自動的にツイートしたりEvernoteに保存されるように設定してたんです。

でもあんま意味なかったんでやめた。Deliciousがぶっとんだらどうすんの?まぁそれはEvernoteも同じこと。ほかのサービスでもそうだけど、サービスがぶっとんだらそれはもう諦める。自分が生きてる間は存続しててくれと願うだけ。

Delicious Official App
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プログラムやHTML等のコードの破片

実際問題Evernoteからコピペはちっとも効率的ではなかった。

頻繁に使われるものは【Dash】にスニペット登録しているし、それ以外のサンプルいろいろはMacの【Code Collector Pro】へ移行。いつまでかは分からないけど無料でした。

TextExpander: Mac Typing Shortcut Utility Saves You Time TextExpander: Mac Typing Shortcut Utility Saves You Time

Code Collector Pro
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Mac App Store

Dashについてはこんな記事も書いたよ。

ちょっとしたメモ

【Notefile】で。でも今は【AtokPad】でEvernoteと同期させたりもしてて、まだ確立されてない。

Notefile
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Notefileはこちらも参考にどうぞ。

ATOK Pad
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ATOK Pad
仕事効率化, ビジネス無料
Mac App Store

Evernoteのためだけに入れてる、個人的iPhone/iPad神認定アプリは3つだけ

以前は◯◯Ever的なものを片っ端からインストールしてましたが、今は下の3つです。これだけでまるで不自由してません。

Evernote

標準アプリ。iPhone/iPadでの検索・閲覧はもうこれしか使ってませんです。

Evernote - あらゆる情報をまとめて記憶
仕事効率化, ユーティリティ無料iOSユニバーサル
App Store

CamScanner+

iPhoneで撮影した画像からOCRなPDF作成を作成してEvernoteにぶち込むための、僕のマストアイテム。
主に名刺、取説などのノート作成に。

CamScanner+
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PostEver 2

PostEverエンジンという、一日の投稿を一つのノートにまとめてくれる機能が優秀。起動・保存も速く、写真も交えて投稿できる。

また、位置情報も同時に保存できるので、例えば街でみつけた今度来たいお店の看板をPostEverで撮って保存しとけば簡単。

PostEver 2 - ライフログ,ToDo,日記を素早くEvernoteに記録
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まとめ

全てをEvernoteに一元化する。これは僕にとってとても胸熱なキーワードでした。そこにつけて、数々の優れた連携アプリに、達人たちの「発明」。とにかくなすがままに使い続け、試し続けたからこそ、「本当に便利に使う」ためのシンプルな方法にたどり着いた、といった感じです。

ノートブックをInbox一つで管理できないもんかとも考えたけど、さすがにやり過ぎだったようで、結局ノートブックは10個程度に落ち着きました。

ノートの数は今は300程度。約1/10程度になりました。もちろん(ほぼ)全てが「必ず見返す」情報です。
「いつかなんかの役に立つかも?」なものはありません。

本当に価値のある使い方をしたいために、最小限で使う。そんな僕とEvernoteの新たな関係が生まれた気がしてます。それではまた〜。